タスク管理サービスTrello(トレロ)を便利に使いこなすための3つのコツ!

IT

■はじめに

タスク管理に使える基本操作が無料の便利なサービスTrello(トレロ)。
せっかく始めても使いこなせないと放置することになります。

ここでは使いこなすために最低限マスターしておきたい3つのコツを紹介します。

■最低限マスターしておくと簡単に使い続けられる3つのコツ!

1.GoogleChrome、MicrosoftEdgeなどのブラウザ起動時に、自動で立ち上がるように設定する

ここではGoogleChromeを例にとって説明します。

1-1.GoogleChromeの右上に表示されている「・・・」(設定)ボタンをクリック→「設定」をクリック

 

1-2.「起動時」→「特定のページまたはページセットを聞く」にチェックを入れる→「新しいページを追加」をクリック

 

1-3.「サイトのURL」にプロジェクトのTrelloパスを入力→「追加」をクリック

 

これで、ブラウザを立ち上げたときに自動で、表示されます。

 

2.ボードメニューで使いやすくカスタマイズ

2-1.ボードメニューでできること

画面右端のボードメニューを表示すると、背景などが変更できます。
Power-Upを使えば外部サービスとの連携も可能です。

[もっと見る]をタップすると、さらに細かい操作も可能です。

 

2-2.私が頻繁に使う4つの機能

私は必要最小限の操作のみ、で使用しているので、

・背景を変更(利用するモチベーションのあがる背景にするとき♪)

・カードを検索(画面から見えなくなったカードを検索するとき)

・アクティビティログ(いつ、タスクをどこに移動したか確認するとき)

・このボードのURL(メンバーを招待するとき) ※[もっと見る]の中

のみ、今のところ使用しています。

 

2-3.「[もっと見る]の中身」

ボードのURLを確認できます。

 

2-4.Power-Upの中身

外部サービスと連携できます。
Googleや、Slackなど多数のサービスと可能です。

 

3.複数のプロジェクトを担当する場合にお勧めする作成リスト

まず、なんのためにTrelloを使うのかを明確にしましょう。
目的に沿って、どのように使うかが、変わるためです。

以下は、私と同じような目的で使用する人のための、使い方です。
同じような目的の方は、参考にしてください。

 

私は以下の目的でリストとタスクを入力しています

・簡単に「リスト(やることのタイトル)」と「タスク(やることを実現する詳細タスク)」を追加、移動する

・現在の未実行と実行済の把握

・「リスト(やることのタイトル)」の中の「タスク」を時系列に実行済に並べて、後から一年の流れを把握できるようにする

そのために、以下のやり方をお勧めします。

 

3-0.私が使用しているボード(Trelloでいうところの「プロジェクト」)の数と、種類

※最後にサンプル画像を載せました

Trelloでは、プロジェクトごとに1つずつボードを作るのが通常の利用方法ですが、私はこれをやると、かえっていつなにをやっていいのか把握しそびれます。
この方法をやるなら、Googleカレンダーにやる日付をいれておくほうが、タスクの取りこぼしがないです。

そこで、私は、まず

ボードは「自分用」「部署のメンバーと共有用」の2つのみ

しか用意しません。
そして、ほぼ更新するのは、自分用のみ、です。

そうすることで、、面倒くさくないんです。更新しないとか、サービスを放置することなく、活用できています。

「研修」「ストレスチェック」「採用」「ボランティア」といったプロジェクトは、「リスト」の名前に入力して管理します。

以下のような階層構造になります。

・Trelloの本来の仕様
→プロジェクト(ボード)
→するべきこと(リスト)作業中(リスト)、完了(リスト)

・私
→私orチーム(ボード)
→するべきこと(リスト)、作業中(リスト)、完了したプロジェクトA(リスト)/完了したプロジェクトB(リスト)/完了したプロジェクトC(リスト)…

この形を念頭に、以下、実践していきます。

3-1.新しいやること、の実現までの流れをWBSを行うなどし、こまかいタスクに分ける

3-2.リスト名を、以下のようにする

1つ目:するべきこと

→未実施のタスクのリストです

2つ目:作業中

→作業中のタスクのリストです

3つ目、4つ目・・・:完了(やること名A)、完了(やること名B)・・・

→やることごとに作った完了したタスクのリストです

 

3-3.タスクのカードの頭に以下の通り書く

[〇月]△△△をする

例:[4月]領収書のテンプレートを作成

これ以上の情報はいりません。
自分の中では、タスクをみれば、なんのやることかわかりますよね?
例えば
[4月][ストレスチェック]領収書のテンプレートを作成
などとすると分かりやすいかもしれませんが、これを毎回タスクを作る時間が、正直私はありません。笑
なので、できるだけシンプルにします。

4月、領収書のテンプレートを作成

これでも十分。スマホを考えたらこのほうが入力しやすいですね。

3-4.完了したタスクは、やることごとに作った完了リストへ放り込んでいく

こうすることで、それぞれのリスト(プロジェクト)で、何月に何をしたかが簡単に把握できます。

4月10日、領収書のテンプレートを作成

なんてやれば、月中のタスクの実行順番も把握できますね

 

 

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